Normaliter is de opdrachtnemer van het project verantwoordelijk voor de bouwcommunicatie en de opdrachtgever voor de publiekscommunicatie. Bij grote, langdurige bouwprojecten met grote impact op de omgeving komt het ook vaak voor (zoals bij de Noord-Zuidlijn) dat de opdrachtgever de bouwcommunicatie verzorgt. In dat geval maakt de opdrachtgever het communicatieplan en confirmeert de opdrachtnemer zich eraan.
Bouwcommunicatie omvat naast het tijdig informeren over de uit te voeren werkzaamheden (uiterlijk 1 week voorafgaand aan de start van werkzaamheden, doorgaans veel eerder) ook het onderhouden van relaties met stakeholders (opdrachtgever, organisaties, bewoners, bedrijven en overheden).
Door het effectief inzetten van bouwcommunicatie worden onderstaande doelstellingen bereikt:
-
Creëren en behouden van draagvlak voor de realisatie van het project.
-
Verminderen van de hinder (-beleving).
-
Informeren van de omgeving over de gevolgen van de werkzaamheden.
-
De omgeving actief betrekken bij de realisatie van het project.
Het is belangrijk om vooraf het doel van de communicatie vast te stellen. Deze doelstellingen worden gerealiseerd door middel van:
-
Informatieverstrekking aan belanghebbenden.
-
Interactie met belanghebbenden.
Het informeren van de doelgroepen gebeurt door de inzet van verschillende communicatiemiddelen. Communicatiemiddelen die kunnen worden ingezet, zijn onder andere:
-
een bouwbord;
-
een bewonersbrief, o.a. met hinderplanning;
-
een huis-aan-huis krant;
-
een bewonerspanel;
-
een bewoners-enquête;
-
een informatieavond;
-
een inloopspreekuur;
-
twitter;
-
een website, eventueel met webcam;
-
een 0800 (gratis) telefoonnummer bij projecten;
-
een open dag voor de omgeving om het project van dichtbij te bekijken (bijvoorbeeld de landelijke dag van de bouw).
Omgevingsmanagement is het meenemen van de omgeving in de realisatiefase van een bouwproject zodat hinder (beleving) wordt geminimaliseerd. Typische voorbeelden van bouwoverlast bij cut-and-cover tunnelprojecten zijn:
-
geluid en trillingen;
-
stofhinder;
-
geurhinder;
-
wateroverlast of verdroging;
-
verkeersdrukte.
Door omgevingsrisico’s in kaart te brengen worden alle relevante belangen van diverse omgevingspartijen inzichtelijk. Op die manier is het mogelijk een werkwijze te kiezen waarin rekening wordt gehouden met deze omgevingsbelangen. Door betrokkenheid met de omgeving te tonen, vermindert de kans op bezwaren en vertragingen vanuit de omgeving. Om een goede relatie op te bouwen met de belanghebbenden is het belangrijk dat de opdrachtnemer zich opstelt als een goede en betrouwbare buur.
In het omgevingsmanagement zijn naast verkeersmanagement, kabels & leidingen, flora & fauna en archeologie drie belangrijke pijlers te onderscheiden:
- vergunningen ;
- stakeholders;
- communicatie.
Een stakeholderanalyse van de projectomgeving geeft inzicht in de belangen van de stakeholders en hun houding (zijn het voor- of tegenstanders), en wat hun invloed is op het project. Door de stakeholders te betrekken bij het project, ontstaat een dialoog die is gericht op het verkrijgen van draagvlak en samenwerking.
Bij tunnels zijn er een paar specifieke stakeholders die meer dan bij andere projecten een rol spelen:
-
de tunnelbeheerder;
-
de veiligheidsbeambte;
-
steunpunt tunnelveiligheid (adviserend)/Landelijk Tunnel Regisseur;
-
de operationele hulpdiensten;
-
de gemeente;
-
andere bevoegde gezagen die vergunningen verlenen;
-
andere stakeholders (locatie- en project specifiek).