De te doorlopen stappen van vergunningsprocedures in de verschillende fasen van ontwerp en uitvoering zijn project-specifiek. Het wettelijke kader waarbinnen het ruimtelijke inpassingplan is vastgelegd, bepaalt de doorlooptijd van de benodigde vergunningen en toestemmingen.
Zo is voor gemeentelijke wegen een bestemmingsplan, voor provinciale wegen een provinciaal inpassingsplan en voor rijkswegen een Tracébesluit nodig. Bij een project waarvoor een tracébesluit geldt is een coördinatieregeling van kracht, waarbinnen eerst een ontwerpbesluit en vervolgens een definitief besluit wordt genomen door het bevoegd gezag. Tegen het ontwerpbesluit kan iedereen alternatieve zienswijzen indienen, maar tegen het definitieve besluit staat alleen beroep open bij de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. In onderstaand schema is de gecoördineerde voorbereidingsprocedure voor uitvoeringsbesluiten van een tracébesluit weergegeven.
De vergunningen die nodig zijn voor de bouwfase, dus tijdelijke vergunningen, worden vervolgens conform de reguliere proceduretijd voor iedere vergunning doorlopen.
De openstellingsvergunning is voor elke tunnel noodzakelijk. Om de openstellingsvergunning op tijd te verkrijgen is het nodig om direct bij gunning van het project de stakeholders (veiligheidsbeambte, tunnelbeheerder, openbare hulpdiensten, bevoegd gezag en wegbeheerder) te betrekken bij het project. Door frequent regulier overleg met stakeholders en ontwerpers worden processen en eisen tijdig inzichtelijk gemaakt voor de scenarioanalyse, die onderdeel is van het veiligheidsbeheerplan. Hiermee worden discussies bij de openstellingsvergunning, voorkomen. Dergelijke discussies hebben in het verleden wel tot gevolg gehad dat reeds afgebouwde tunnels niet direct in gebruik konden worden genomen, .
Bij het plannen, bouwen en openstellen van tunnels zijn er vier fasen te onderscheiden met elk zijn benodigde plan. De inhoud van elk plan is vastgelegd in de leidraad Veiligheidsdocumentatie [92] voor wegtunnels. De plannen zijn te downloaden van de website van Rijkswaterstaat.
